En el desarrollo de su actividad, los autónomos incurren en muchos gastos, pero estos no siempre son deducibles a menos que cumplan una serie de requisitos, para ello, un gasto es deducible para un autónomo, y según su naturaleza cuando:
Gastos de reparación, conservación y suministro.
Si se desarrolla en un local afecto que no es la vivienda habitual del autónomo, son gastos deducibles todos los de reparación y conservación del inmueble y mobiliario.
Por ejemplo rotura cañerías, puertas,…
Pero en cambio no es gasto, se considerará mejora, el cambiar tabiques, cambiar puertas, pintar,… Esta mejora se amortizará (se imputará como gasto) en el mismo plazo de duración del contrato de arrendamiento del local, y en caso contrario, si es en propiedad, según tablas de amortización oficiales para inmuebles.
Si la actividad se desarrolla en el propio domicilio del autónomo, solo será deducible si es algo que afecta a los metros cuadrados afectos a la actividad. Por ejemplo, afectar un cuarto del inmueble a la actividad y lo pintamos, será deducible, siempre que el gasto sea razonable para la inversión realizada (por ejemplo, el importe de pintar una habitación de 20 m2 es tan elevado que se sospecha que se ha pintado todo el piso entero, por más que nos empeñemos en decir que es el importe de pintar una habitación).
Los gastos de suministro eléctrico, combustible para la calefacción,… del local, si es un local alquilado o adquirido totalmente afecto a la actividad, será 100% deducible. Si es la vivienda habitual del autónomo, solo será deducible el 30% de su parte proporcional. Así pues, por ejemplo, si nuestra vivienda tiene 100 m2, y tenemos afecto a la actividad un cuarto que ocupa 20 m2 de la vivienda, será deducible la siguiente fórmula:
Gasto x 20/100 x 30% salvo prueba de un % superior o inferior.
(A la espera que se clarifique por la dirección general de tributos lo anterior)
Lo mismo para el gasto telefónico, internet,…
En cuanto a los móviles solo es deducible el del titular, no lo será el del cónyuge, hijos,… aunque estén bajo un contrato tarifa plana que les regalan dos líneas, solo seria deducible una, y por tanto la mitad de la factura.
En el caso de tratarse del vehículo afecto a la actividad, una furgoneta, sin asientos traseros, será deducible todos los gastos reparación y conservación, incluido el IVA.
Si el vehículo es un turismo o vehículo mixto (furgoneta con asientos traseros), solo seria deducible el 50% del IVA si podemos demostrar que el vehículo esta afecto al 100% a la actividad, lo cual es complicado de demostrar si tenemos otro vehículo.
Cosa distinta es si la actividad es la de agente comercial, en la que se admite una deducción de IVA del 100% y también el gasto, ahora bien, tenemos que poder demostrar que para nuestra actividad utilizamos el vehículo de forma razonable, ya que también existe el agente comercial que su actividad se desarrolla en casa por teléfono o internet.
En el caso de agentes comerciales, es conveniente llevar un registro de los desplazamientos y visitas realizadas, con el fin de justificar la necesidad del desplazamiento.
Es decir, se necesita demostrar que la posible utilización del vehículo para fines particulares no es relevante. Por ejemplo, un comercial que hace más de 40 mil kilómetros anuales, el posible uso para fines particulares es irrelevante.
En el caso de abogados por ejemplo también, si lo que se pretende es deducirse el gasto en combustible. En este último caso las reparaciones no serian deducibles, ni tampoco la compra del vehículo, salvo casos especiales y muy justificados (volvemos a la necesidad de demostrar que el uso particular del vehículo es irrelevante parar poder deducirnos el gasto). En cuanto al combustible, tenemos que justificar la necesidad del desplazamiento y el medio utilizado.
Gastos de manutención.
Los gastos incurridos por comidas en restaurantes en los desplazamientos de los autónomos, serán deducibles siempre que se paguen con tarjeta o cualquier otro medio bancario pero nunca en efectivo, y tengamos una factura a nombre del autónomo (no son validos los tickets o facturas simplificadas sin identificar al autónomo). Además debe ser en municipio distinto al de residencia del autónomo o del domicilio de su actividad.
Los límites son:
- Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor: 53,34 euros diarios por gastos de manutención, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
- Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor: gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.
Si el autónomo no tiene trabajadores, y resulta que en la factura aparecen dos comensales, o bien en el hotel 2 personas hospedadas, solo seria deducible la parte correspondiente al titular, ya que hacienda interpretará que la otra parte podría ser el cónyuge o familiar, siempre y cuando estos no coticen como autónomos colaboradores o tengan una relación laboral con el titular.
Gastos de invitaciones a clientes.
Los gastos de representación están limitados al 1% de los ingresos anuales de la actividad sin justificación, salvo la propia factura del establecimiento de hostelería.
En caso contrario, se precisa que se justifique, por ejemplo, poniendo los nombres y firmas de los invitados. Es conveniente siempre guardar la relación de esta invitación con una propuesta, presupuesto (vale un email), o finalmente compra efectuada por el cliente, con el fin de justificar la necesidad de este gasto para obtener los ingresos.
Gastos de vestuario
Son deducibles todos los gastos de ropa de trabajo (camisetas litografiadas por ejemplo), batas de laboratorio, ropa de seguridad y botas,…
En cambio no será deducible el traje de un abogado, pero si la toga.
En un comercial tampoco será deducible el traje, ni las maletas para la ropa. En cambio si será deducible la maleta del portátil afecto a la actividad, una maleta para muestrarios, etc.
En definitiva, el gasto tenemos que demostrar siempre que es de uso exclusivo para la actividad. Pero no basta con decirlo, hay que demostrarlo, y aquí es cuando se convierte para el contribuyente en una prueba diabólica.
Gastos de primas de seguros
Los gastos del seguro del local si es alquilado o en propiedad, son totalmente deducible, pero si el autónomo trabaja desde casa, se aplicará la misma ecuación que para los gastos de suministros (30% deducible en proporción a los metros cuadrados afectos).
El gasto del seguro del vehículo seguirá la misma regla que lo comentado en párrafos anteriores.
Las primas de seguro enfermedad satisfechas por el autónomo en la parte correspondiente a su propia cobertura y la de su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él, también será deducible con el máximo de 500 euros por cada persona indicada o de 1.500 euros del que tenga discapacidad.
Titularidad del gasto
Para que un gasto o inversión sea deducible, tenemos que ser los titulares de ese bien. Así por lógica, no sería deducible un vehículo del que es titular el cónyuge y con quien estamos casados en gananciales.
De igual forma, si el local donde desarrollamos la actividad no es nuestro, por ejemplo es de nuestros padres, o de nuestro cónyuge de forma privativa, tampoco será deducible ningún gasto del mismo como la luz, agua,… aunque este domiciliada en una cuenta del propio autónomo. En cambio, si nuestros padres, o familiar, nos arriendan el local, y pagamos un precio (el de mercado por supuesto), sí que sería deducible, tanto lo que pagamos de alquiler, como lo que pagamos de luz, agua, reparaciones,… siempre y cuando las facturas vayan a nombre del autónomo.
En el caso de que nuestros padres o familiares no quieran cobrarnos, porque nos ceden el bien, aconsejamos hacer un contrato de comodato y legitimarlo. Conviene puntualizar que un contrato si no está legitimado no tiene fuerza frente a terceros (hacienda).
Ejemplo: Nuestros padres nos ceden un local para que desarrollemos allí la actividad como autónomos, y por supuesto, no quieren cobrarnos. Es importante que hagamos un contrato de comodato y lo legitimemos, con el fin de que los gastos e inversión que hagamos sean deducibles.
